Begin dit jaar riep de afdeling Accounts Payable de hulp in van adviesbureau UPD om met behulp van ‘Lean’ hun werkwijze te verbeteren. Sindsdien zijn er grote stappen gezet, maar de belangrijkste winst is wel de veranderde mindset bij medewerkers én management.
A walk down memory lane…
Bij UPD helpen we al meer dan 20 jaar organisaties bij de transformatie naar een cultuur van continu verbeteren en bij blijvende prestatieverbetering. En in die tijd hebben we honderden organisaties begeleid. Over het algemeen proberen we onze businesscases en klantverhalen zoveel mogelijk actueel te houden. Maar soms zijn er verhalen die we niet inhoudelijk willen of kunnen veranderen. We gebruiken deze artikelen als time-capsule, zij geven ons een kijkje in ons eigen verleden. Zoals dit artikel. We realiseren ons dat de inhoud oud en misschien achterhaald is, maar jou als lezer wel een beeld van de tijdgeest geeft.
Werkproces op orde
Door de invoering van een nieuw systeem voor het beheren van facturen liep Accounts Payable begin 2016 een achterstand op bij het verwerken van deze facturen. “Samen met een coach van UPD gingen we op zoek naar een oplossing”, vertelt Dieke van Zanten (Teamlead Purchasing Support). Met behulp van ‘Lean’ hebben we onderzocht of ons werkproces verder aangescherpt kon worden. Dat bleek niet het geval. Maar op andere terreinen viel er nog wel winst te behalen.”
Betrokkenheid vergroot succes
In het verleden werden verbeteringen bedacht door het management, waarbij medewerkers de ideeën slechts uitvoerden. “Dat proces hebben we nu volledig omgekeerd”, laat Ingmar Habets (medewerker Accounts Payable) weten. “Zien we een tekortkoming – zoals een factuur met verkeerde informatie – dan ondernemen we zelf actie. Samen met de leverancier zoeken we naar een duurzame oplossing. In de ruim 11 jaar dat ik hier werk, heb ik me nog nooit zo betrokken gevoeld.”
Direct contact met systeemleverancier
Ook op andere terreinen nemen medewerkers voortaan zelf het voortouw. Rob Hopmans (mede-werkers Accounts Payable): “Bij de implementatie van het nieuwe factuur beheer systeem, iepen we tegen problemen aan. Deze kaartten we rechtstreeks aan bij de leverancier van het programma, die de zaken direct oppakte. Eerlijk gezegd heeft het me verbaasd dat we zoveel invloed hadden in het traject.”
Onze medewerkers zijn specialist en weten waar tijdwinst mogelijk is
Elkaar aanspreken en helpen
De verbeteraanpak is vergelijkbaar met de dag-start bij de Maintenance shops. Ivo Zelis (medewerker Accounts Payable): “Op onze afdeling hebben we een actiebord geplaatst. Daarop noteren we welke knelpunten we tegenkomen in het dagelijkse werk. Daarnaast noteren we verbeteracties, wat het oplevert en benoemen we een eigenaar. Elke vrijdag bespreken we de voortgang. Doordat je elkaar aanspreekt en helpt, is de voortgang gewaarborgd.”
Meer vrijheid, minder tunnelvisie
De nieuwe aanpak heeft ook gevolgen voor het management. Dieke: “Wij moeten zorgen dat onze medewerkers de middelen en motivatie hebben om hun werk te doen. Als ze er zelf niet uitkomen, zetten ze mij of mijn manager aan het werk. Het is onze taak te achterhalen wat ze nodig hebben. Een enorme verandering, waarmee we de ontstane tunnelvisie doorbroken hebben. Iedereen voelt zich nu vrij om oplossingen te bedenken.”
Vertrouwen leidt tot werkplezier
De eerste resultaten zijn merkbaar. De facturatie-achterstand is teruggelopen en het hele proces oopt vlotter, hetgeen tijdwinst oplevert. Dieke: “Ik ben vooral trots op de veranderde mindset.” De heren beamen: “We krijgen nu meer vertrouwen van het management en dat vergroot ons werkplezier.”
Dit artikel is oorspronkelijk verschenen in Sitecho, magazine van Sitech Services, www.sitech.nl.