Kortcyclisch continu verbeteren!

De Staat van Onderwijs nader bekeken

Eenvoudige analyse-instrumenten, geen rakettechnologie!

Norbert Rens

Vorige week was ik was bij de jaarlijkse presentatie van de Staat van Onderwijs. Een hele dag met lezingen en workshops voor leidinggevenden, bestuurders, docenten en studenten en in aanwezigheid van de inspecteur generaal, de minister en de staatssecretaris. De kansenongelijkheid in het onderwijs was het opvallendste punt. Die kansenongelijkheid hangt rechtstreeks samen met de plek waar de leerling of student zijn onderwijs geniet. Bij twee basisscholen in dezelfde straat kan je grote verschillen in uitstroomniveau hebben! Datzelfde zie ik in het MBO. Er zijn bijvoorbeeld grote verschillen tussen domeinen (bijvoorbeeld Techniek, Gezondheidszorg) binnen een ROC, maar ook tussen vestigingen van dezelfde opleiding. De Inspectie hamerde erop dat kwaliteitsborging een directe relatie heeft met studiesucces. Des te meer docenten worden betrokken, des te sterker de kwaliteitsverbetering is. Het geeft te denken dat een derde van de instellingen (en de helft van de opleidingen) hierin tekort schiet. De Inspectie benadrukte verder de cultuur van continu verbeteren: iedere dag een beetje beter, niet te snel tevreden zijn, zoek de mensen die willen, begin klein en start! En daar word ik enthousiast van want dat is precies waar ik in de praktijk ook positieve ervaringen mee heb.

Aanpassen door data

Slim omgaan met data en de informatie goed te vertalen naar de lespraktijk is een ander aspect dat de Inspectie goed vindt om na te streven. Daar gebruiken we bij verbetertrajecten de data van het ROC voor. Die zijn in zijn algemeenheid beschikbaar, maar die zijn niet altijd specifiek genoeg om een goede analyse te kunnen maken. Je moet zelf verbindingen leggen om er goede informatie uit te halen. Als je de uitvalgegevens in verschillende leeftijdssegmenten indeelt, zie je dat er verschillen zijn. Jongere studenten hebben bijvoorbeeld een verkeerd beeld van de studie, terwijl oudere studenten juist maatschappelijke oorzaken als huisvesting, financiën of de gezinssituatie als redenen van uitval geven. Als je dit weet kan je met een ander oog naar je studenten kijken en de begeleiding aanpassen.

Voortdurend meten

De Inspectie wijst erop dat je vooral tussentijds moet meten om te leren verbeteren. Mijn ervaring is dat het onderwijs best in staat is om plannen te maken, dat de uitvoering vaak al lastiger is, maar dat men echt moeite heeft met het meten van de effecten. Hebben we bereikt wat we willen bereiken? Bij een opleiding bleek dat men niet wist of elke student echt een stageplek had. We hebben die gegevens eerst betrouwbaar verzameld, het team heeft een plan van aanpak bedacht om studenten echt een plek te bieden en ik heb ze aangezet om na drie weken te controleren hoe ver ze daarmee zijn. Zo probeer ik het team de PDCA-cyclus heel kortcyclisch te laten ervaren. Daarbij gebruik ik ook het verbeterbord. Hiermee volgt het team iedere week het doel en de activiteiten en iedere drie weken de implementeerbare uitkomsten. Dat werkt supergoed, omdat men in één oogopslag ziet hoe men er voor staan. Zo is het opleidingsteam voortdurend gestructureerd bezig om continu te kunnen verbeteren.

Team aan zet

Zoals ook de Inspectie aangeeft zijn de docenten een belangrijke factor. Het is van het grootste belang om de docent zelf mee te nemen. Het is tenslotte zo dat het gedrag van de docent het uiteindelijke resultaat bepaald. Ieder team heeft een teamjaarplan, waarbij je je kunt afvragen of docenten daar zelf eigenaar van zijn. Er staat vaak zoveel in, waardoor men niet weet waarmee te beginnen en het behalen van succes te lang duurt. De kracht is om het team te leren om zelf met kleine stapjes continu te kunnen verbeteren. Uit Lean gebruiken we een processchema om uit te tekenen hoe het onderwijsproces in elkaar zit. Heb je eenmaal dat beeld, dan kan je er ook overbodige stappen uit halen. We gaan brainstormen en een overzicht maken van de mogelijke verbeterpunten. Op welk probleem ga je dan focussen? Met behulp van faal-gevolg en prioriteit-impact analyses kom je tot de grondoorzaak. We gebruiken ook een zelfevaluatie instrument die alle docenten invullen (Selfie). Daardoor krijgen ze een breder beeld van kwaliteitsaspecten. Docenten zeggen vaak dat ze geen tijd hebben, maar door gewoon klein te beginnen, mensen te laten doen waar ze goed in zijn en effecten te realiseren in de dagelijkse praktijk staan vaak toch de eerste enthousiastelingen op.

Succesbeleving

Begin met de opleidingen of docenten die heel graag willen. Dan is er een start van het verbeterproces en kunnen anderen beter aanhaken. Wij gebruiken de Belbin rollen om te laten zien welke kracht bij wie in het team zit, zodat je die kracht ook gedifferentieerd kan inzetten. Wij zijn goed in staat om mensen in de actiemodus te krijgen en energie te geven om het onderwijs beter te maken. We gebruiken hele eenvoudige analyse-instrumenten die zaken snel inzichtelijk maken; het is geen rakettechnologie! Docenten zien dan dat ze veel meer weten dan ze zelf dachten. Dat geeft succesbeleving! Ik kom daar graag elke dag vroeg voor uit m’n bed!